Profesyoneller Her Şeyi Yazsa Bile Toplantı Notları Neden Çoğu Zaman İşe Yaramaz

Toplantı öncesi hazırlık bir gece önceden. Özel bir defter. Renk kodlu bölümler. Toplantı odasından masama dönüş yolunun şeylerin yok olmasına yetecek kadar uzun olduğunu zor yoldan öğrendiğim için asansörde sesli notlar.

İşim, odalarda olanları kayıt altına almaktı. Özet. Aksiyon maddeleri. Kimin ne söylediği ve neyi yapmayı kabul ettiği.

Bu konuda metodiktim. Gerçekten metodiktim. Muhtemelen var olan her aracı denedim; bir noktada üç cihazda on yedi uygulama, el yazımı aranabilir metne dönüştürmesi beklenen ama bir türlü kullanamadığım bir akıllı defter, temiz kayıtlar döndüren ama hâlâ düzgünce işleyemediğim ses transkripsiyon yazılımları. Üstüste geçici çözümler inşa ettim.

Özetler yine de açıklayamadığım boşluklarla çıktı.

Uzun süre bunun işin böyle çalıştığını sandım. Toplantı dokümantasyonunun doğası gereği zor olduğunu ve yapılabilecek en iyisinin dikkatli yönetim olduğunu.

Yanlış sorunu çözüyordum.

Geçen ilkbaharda Austin'de bir iş yeri verimliliği konferansındaydım. Lobiden geçerken bir konuşmanın sonuna denk geldim ve duraksadım.

Bir bilişsel bilim insanı, girişin yakınında küçük bir grupla konuşuyordu. Yalnızca dört dakikasını duydum. O dört dakikayı o günden beri düşünüyorum.

Beynin toplantılardaki bilgileri nasıl sakladığından söz ediyordu. Çoğu insanın anlattığı şekilde değil, dedi. Bir dosyalama sistemi olarak değil. Beyin anları saklar. Çağrışımları.

Bir odada bir şey olduğunda beyniniz yalnızca sözcükleri kayıt altına almaz. O sözcüklerle birlikte tam o anda gerçekleşen her şeyi de kaydeder: elinizin ne yaptığını, ortamdaki sesleri, olayların sırasını. Hepsini birlikte, aynı zaman çizelgesinde.

"Daha sonra bir toplantıyı hatırlamaya çalıştığınızda," dedi, "aslında sözcükleri aramıyorsunuzdur. O sözcüklerin size ulaştığı andaki bağlamı arıyorsunuzdur."

Bu bağlam eksik olduğunda ne oluyor, diye sordum.

Bana baktı. "Araçların çoğu, insanların yaşananlarla yeniden bağlantı kurmasına yardımcı olan bağlamı birbirinden ayırıyor."

Bir an olduğum yerde durdum ve on yedi uygulamamı düşündüm.

Transkripsiyon yazılımında ses vardı. Akıllı defterde el yazısı taraması. Not uygulamasında yazılan metin. Üç farklı yer. Birbirleriyle konuşmak için tasarlanmamış üç farklı araç.

Profesyonellerin sözlü bilgileri nasıl koruduğuna dair araştırmalar, toplantı ayrıntılarının konuşmanın bitmesinden saatler içinde silinmeye başladığını, çoğu zaman özet bile hazırlanmadan önce, tutarlı biçimde ortaya koymaktadır.

Bu mesele çaba ya da dikkatle ilgili değil. Yapısaldır.

Bellek bağlama demirler. Birden fazla eş zamanlı girdi olmaksızın yakalanan bilgiler (yazılanların yanı sıra sesin, gerçekleştiği sırayla birlikte) kayıt anında ne kadar özenli tutulursa tutulsun, sonradan erişilmesi güçleşir.

Not alma piyasası bunu on yıllardır biliyor ve yine de tek bir parçayı çözen ürünler üretmeye devam etti.

Akıllı defter kategorisi el yazısını yakalar. Transkripsiyon kategorisi sesi yakalar. Not uygulaması kategorisi yazılan metni yakalar. Her biri tek parçasını eksiksiz bir çözüm olarak sunar.

Mevcut kategorilerin hiçbiri üçünü bir arada tutmak için inşa edilmedi. Boşluk buydu. Ve uzun süre kimse onu kapatmayı denemedi.

Austin'den yaklaşık altı hafta sonra Priya adında bir meslektaşımla kahve içtim. Birkaç yıl önce aynı şirkette çalışmıştık. O zamandan bu yana daha üst düzey bir role geçmişti ve hiç dile getirmesem de toplantı sonrası özetlerinin benim kilerden tutarlı biçimde daha iyi olduğunu fark etmiştim. Daha eksiksiz. Daha hızlı. Yazan kişinin o konuşmada gerçekten bulunduğunu gösteren türden özetler.

İkimizin arasındaki masaya bir defter koydu. Sıradan görünüyordu. Siyah kapak, yanında ince bir kalem.

Ne olduğunu sordum.

"Dürüst olmak gerekirse, Pazartesi sabahlarından korkmayı bırakmamın sebebi bu," dedi.

Anlattı. Gerçek mürekkeple gerçek kağıda yazıyordu: gerçek tükenmez kalem, gerçek sayfalar. Yazarken her darbe gerçek zamanlı olarak bir uygulamayla senkronize oluyordu. Uygulama aynı zamanda toplantı sesini kaydediyor ve her konuşmacıyı tanımlıyordu. Toplantı bittiğinde elinde el yazılı sayfaları, tam ses transkriptini ve her ikisinden beslenen bir yapay zeka özetini içeren tek bir oturum bulunuyordu.

El yazısı ve ses aynı zaman çizelgesinde. Ayrı ayrı değil. Birlikte.

Telefonunu çıkardı ve üç ay önce yazdığı bir şeyi aradı. Bir sayfa geldi. El yazısı ve onu yazdığı tam andaki transkript bağlamı.

Beyninin kurmaya çalıştığı çağrışım oradaydı. Bozulmamış.

Adı XNote. Kahvemizi bitirmeden önce bana bağlantıyı göndermesini istedim.

Bir sonraki Salı günü kullandım. Standart bir çapraz fonksiyonlu senkronizasyon toplantısı. On iki kişi. Her zamanki gibi yazdım; biraz hızlı ve her zaman okunaklı olmayan bir el yazısıyla. Uygulamadaki düğmeye bastım. Çalışma şeklimde başka hiçbir şeyi değiştirmedim.

Toplantı 10:30'da sona erdi. Masama gidip uygulamayı açtım.

El yazısıyla aldığım notlar oradaydı. Her konuşmacı etiketlenmiş hâlde transkripsiyon da hazırdı. Yapay zeka, her ikisini birleştiren bir özet çıkarmıştı bile.

On iki kişiye özeti 10:47'de gönderdim.

Bu daha önce hiç olmamıştı. Gönderme her zaman daha geç olurdu; toplantının bitmesiyle özetin çıkması arasında her şeyi bir araya getirmeye çalıştığım bir boşluk olurdu.

Bu sefer birleştirilecek hiçbir şey yoktu. Her şey zaten tamamdı.

Toplantı dokümantasyonu artık çok daha iyi. Bu, kısa açıklaması.

Uzun açıklaması şu: altı yıl boyunca inşa ettiğim geçici çözümler sistemi, toplantı öncesi ritüeller, asansörde sesli notlar, renk kodlu defterler, yedek süreçler, yavaş yavaş gereksiz hâle geldi. Bırakmaya karar verdiğim için değil. Bunların telafi ettiği boşluk artık var olmadığı için.

Üç hafta içinde, aylarca önce farklı bir bağlamda yazdığım bir şeyi aradım. Aklımda kalan bir kelimeyi yazdım. Uygulama, aynı anlama gelen tamamen farklı bir kelime yazdığım bir sayfa getirdi. Semantik arama, açıklamama gerek kalmadan ne demek istediğimi anlamıştı.

Önceki yıl boyunca yazdığım notlar, daha önce mümkün olmayan bir şekilde aniden erişilebilir oldu. Notlar değişmemişti. Onları her şeyle birbirine bağlayan bağlam, sonunda aynı yerde buluşmuştu.

Priya bana XNote'u göstermeden önce aramıştım. Akıllı defter. Yapay zeka destekli toplantı kaydı. Kâğıttan dijitale. El yazısı araması. Toplantı transkripsiyon araçları.

Hiçbir sonuç çıkmadı.

XNote; akıllı defter kategorisi, toplantı transkripsiyon kategorisi ve yapay zeka not uygulaması kategorisi arasında bir yerde duruyor. Standart aramalar bu üçünden birini ele alan ürünler getiriyor. XNote ise üçü arasındaki ilişki üzerine inşa edilmiş. Bunun için bir raf yok. Dolayısıyla hiçbir rafta görünmüyor.

Priya, bir iş arkadaşının bağlantıyı kendisine iletmesi sayesinde buldu. Aramadan değil. Platform önerisinden değil. XNote'u zaten bulmuş birinden gelen doğrudan bir bağlantıyla.

Ben de şu an tam olarak bunu yapıyorum.

XNote Başlangıç Seti tek seferlik 199 $'dır.

Kutu içeriği: akıllı kalem, noktalı kâğıtlı akıllı defter, iOS, Android ve web için tamamlayıcı uygulama ve her toplantıyı aranabilir tek bir oturuma dönüştüren ses yakalama özellikleri.

El yazısı dijitalleştirme, arama, notlarınızla yapay zeka sohbeti, özetler, kartlar, çeviri ile Google Calendar, Todoist, Slack ve Zapier üzerinden 5.000'den fazla uygulama entegrasyonu, hepsi ilk günden itibaren dahildir. Bunların hiçbiri için abonelik gerekmez. İsteğe bağlı aboneliğin tek kapısı aylık ses transkripsiyon dakikalarıdır; donanımla birlikte gelen ücretsiz Başlangıç planı ayda 150 dakika içerir.

Seçili bölgelerde ücretsiz kargo. Stok durumunu ödeme sırasında kontrol edin.

14 günlük iade penceresi. İşe yaramazsa tam iade.