Son Güncelleme Tarihi: 12.06.2026
1. Amaç ve Kapsam
İşbu Aydınlatma Metni, Kodion İnovasyon Anonim Şirketi (“Kodion” veya “Şirket”) tarafından Türkiye'de sunulan XNote ürünleri, aksesuarları, sipariş ve teslimat süreçleri, destek hizmetleri, ilgili internet siteleri, mobil ve/veya web uygulamaları, bağlı cihazlar ve uygulama içinde sunulan dijital ve yapay zeka destekli özellikler kapsamında işlenen kişisel verilere ilişkin olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca ilgili kişilerin bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.
2. Veri Sorumlusu
KVKK kapsamında kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıda bilgileri yer alan şirket tarafından işlenmektedir:
Kodion İnovasyon Anonim Şirketi
Adres: Sanayi Mah. Teknopark Blv. No:1/4C İç Kapı No: Z08 Pendik / İstanbul
KEP: kodioninovasyon@hs01.kep.tr
E-posta: info@xnote.ai
3. İşlenen Kişisel Veriler
Sunulan ürün, hizmet ve dijital özelliklerin niteliğine göre aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilmektedir:
a. Kimlik ve İletişim Verileri
Ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası, teslimat ve fatura bilgileri.
b. Müşteri İşlem ve Sipariş Verileri
Sipariş numarası, sipariş içeriği, ödeme durumu, teslimat bilgileri, iade/değişim kayıtları, müşteri destek talepleri ve benzeri işlem kayıtları.
c. Finans ve Ödeme Bilgileri
Ödeme işlemlerine ilişkin sınırlı işlem bilgileri, ödeme durumu ve ödeme sağlayıcıları tarafından oluşturulan işlem kayıtları. Ödeme kartı bilgileri, ödeme sağlayıcılarının sistemleri üzerinden işlenmekte olup Şirket tarafından doğrudan saklanmamaktadır.
d. Ürün, Uygulama ve Cihaz Kullanım Verileri
Kullanıcı hesabı bilgileri, uygulama tercihleri, cihaz modeli, işletim sistemi, uygulama sürümü, cihaz dili, push notification token, Bluetooth bağlantı durumu, akıllı kalem cihazına ilişkin teknik bilgiler, firmware bilgisi ve senkronizasyon kayıtları.
e. Kullanıcı İçerikleri
Notlar, sayfalar, el yazısı içerikleri, çizimler, klasörler, etiketler, metin notları ve kullanıcı tarafından sisteme yüklenen diğer içerikler.
f. Ses, Görüntü ve Metin İçerikleri
Kullanıcı tarafından başlatılan ses kayıtları, transkripsiyonlar, OCR çıktıları, toplantı özetleri, görevler, takvim çıkarımları, yapay zeka destekli içerikler ve bunlara ilişkin türetilmiş veriler.
g. Entegrasyon Verileri
Google, Zoom, Slack, Todoist, Zapier ve benzeri üçüncü taraf servislerle bağlantı kurulması halinde, ilgili entegrasyon kapsamında aktarılan, senkronize edilen veya işlenen veriler ile bağlantı bilgileri.
h. Çerez, Analitik ve Tercih Verileri
Çerezler, localStorage ve benzeri teknolojiler aracılığıyla elde edilen oturum bilgileri, cihaz ve kullanım verileri, güvenlik doğrulama bilgileri, kullanıcı tercihleri ve analitik veriler.
4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri
Kişisel verileriniz, tamamen veya kısmen otomatik yollarla aşağıdaki kanallar üzerinden toplanabilmektedir:
- xnote.com.tr alan adlı internet sitesi ve ilgili sayfalar,
- XNote mobil ve/veya web uygulamaları,
- akıllı defter, kalem ve bağlı cihaz ekosistemi,
- sipariş, ödeme, teslimat, iade ve değişim süreçleri,
- müşteri hizmetleri ve destek kanalları,
- çerezler, localStorage ve benzeri teknolojiler,
- üçüncü taraf entegrasyonlar,
- kullanıcı tarafından doğrudan sisteme yüklenen veya oluşturulan içerikler.
5. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenebilmektedir:
a. Sipariş ve satış süreçlerinin yürütülmesi
Ürün siparişi, ödeme, faturalandırma, teslimat, iade, değişim ve müşteri ilişkileri süreçlerinin yürütülmesi.
b. Ürün ve hizmetlerin sunulması
XNote ürünlerinin, internet sitesi, mobil ve web uygulamalarının, bağlı cihazların ve dijital özelliklerin çalıştırılması, kullanıcı hesabının oluşturulması ve yönetilmesi.
c. Uygulama ve cihaz entegrasyonunun sağlanması
Akıllı kalem, akıllı defter, web app ve diğer dijital özelliklerin birbiriyle uyumlu biçimde çalıştırılması.
d. Yapay zeka destekli özelliklerin sunulması
OCR, transkripsiyon, özetleme, görev çıkarımı, içerik yapılandırma, arama, takvim veya görev entegrasyonları ve benzeri yapay zeka destekli işlevlerin sunulması.
e. Destek, bakım ve ürün geliştirme süreçlerinin yürütülmesi
Kullanıcı destek taleplerinin yanıtlanması, hata tespiti, güvenlik kontrolleri, performans takibi ve hizmet kalitesinin iyileştirilmesi.
f. Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
Mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, yetkili kurum ve kuruluş taleplerinin karşılanması ve hukuki süreçlerin yürütülmesi.
g. Pazarlama ve ticari iletişim süreçlerinin yürütülmesi
Açık rıza verilmesi halinde kampanya, indirim, promosyon ve benzeri ticari elektronik ileti faaliyetlerinin yürütülmesi.
6. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde yer alan hukuki sebeplere dayanılarak işlenebilmektedir. Buna göre veri işleme faaliyetleri, somut işleme faaliyetine göre aşağıdaki hukuki sebeplere dayanabilir:
- bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması,
- veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi,
- bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
- açık rıza alınması gereken hallerde ilgili kişinin açık rızasının bulunması.
7. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlarla ve KVKK'nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilmektedir:
a. Sipariş, ödeme ve teslimat süreçleri kapsamında
- ödeme kuruluşları ve ödeme altyapısı sağlayıcıları,
- lojistik ve kargo firmaları,
- e-ticaret ve sipariş altyapısı sağlayıcıları,
- muhasebe, finans ve operasyon destek hizmet sağlayıcıları.
b. Ürün, uygulama ve teknik altyapı süreçleri kapsamında
- kimlik doğrulama, oturum yönetimi, veri tabanı ve bulut altyapısı sağlayıcıları,
- güvenlik, bot koruma ve teknik altyapı hizmet sağlayıcıları,
- ürün analitiği ve performans izleme sağlayıcıları,
- veri saklama ve teknik destek hizmet sağlayıcıları.
c. Yapay zeka ve entegrasyon özellikleri kapsamında
- yapay zeka, transkripsiyon, içerik işleme ve benzeri teknoloji sağlayıcıları,
- takvim, görev, toplantı veya diğer üçüncü taraf entegrasyon servisleri,
- kullanıcı tarafından bağlanan üçüncü taraf platformlar.
d. Hukuki yükümlülükler kapsamında
- yetkili kamu kurum ve kuruluşları,
- mahkemeler, icra daireleri ve ilgili merciler.
Kodion, hizmetlerin sunulabilmesi kapsamında başta Shopify, PayTR, DHL, Supabase, Cloudflare ve Mixpanel olmak üzere ilgili teknik ve operasyonel hizmet sağlayıcılarla çalışabilmektedir. Ürün ve uygulama içinde sunulan özelliklerin niteliğine göre, yapay zeka, transkripsiyon, bulut altyapısı, veri saklama ve entegrasyon hizmetleri kapsamında yurt içi ve yurt dışındaki hizmet sağlayıcılardan da yararlanılabilmektedir.
8. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması
Kişisel verileriniz, hizmetlerin sunulabilmesi, teknik altyapının işletilebilmesi, bulut ortamında veri saklama, güvenlik, ürün analitiği, yapay zeka destekli işlevlerin sunulması, transkripsiyon, içerik işleme ve entegrasyon süreçlerinin yürütülmesi amacıyla yurt dışına aktarılabilmektedir.
Bu kapsamda kişisel verileriniz;
- e-ticaret altyapısı sağlayıcılarına,
- bulut ve veri saklama sağlayıcılarına,
- kimlik doğrulama ve oturum yönetimi sağlayıcılarına,
- güvenlik ve bot koruma hizmet sağlayıcılarına,
- analitik ve performans izleme araçlarına,
- yapay zeka, transkripsiyon ve içerik işleme sağlayıcılarına,
- kullanıcı tarafından bağlanan üçüncü taraf entegrasyon servislerine
aktarılabilmektedir.
Kodion, bu kapsamda başta Shopify, Supabase, Cloudflare ve Mixpanel ile ürün özelliklerinin sunulması amacıyla kullanılan ilgili bulut, yapay zeka, transkripsiyon, veri saklama ve entegrasyon hizmet sağlayıcıları aracılığıyla yurt dışına veri aktarımı gerçekleştirebilir. Söz konusu aktarımlar, ilgili mevzuat hükümlerine uygun şekilde ve gereken hallerde açık rıza alınmak suretiyle veya KVKK'da öngörülen diğer aktarım mekanizmalarına dayanılarak gerçekleştirilmektedir.
9. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri
Kişisel verileriniz, ilgili işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve mevzuatta öngörülen asgari saklama süreleri kadar muhafaza edilmektedir. Bu kapsamda örneğin:
- sipariş, fatura ve finans kayıtları: ilgili mevzuatta öngörülen yasal süre boyunca,
- kullanıcı hesabı ve ürün kullanım verileri: hesap aktif olduğu sürece ve hesap kapatma / silme süreçleri uyarınca,
- kullanıcı içerikleri, notlar, transkripsiyonlar, ses kayıtları ve yapay zeka ile ilişkili içerikler: hizmetin sunulması ve kullanıcı talepleri doğrultusunda gerekli süre boyunca,
- pazarlama izinleri: geri çekilene kadar,
- çerez ve analitik verileri: ilgili teknoloji ve sistem yapılandırmasına göre gerekli süre boyunca
saklanabilmektedir.
10. Veri Güvenliğine İlişkin Tedbirler
Kodion, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak ve uygun güvenlik seviyesini temin etmek amacıyla makul teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Bu kapsamda, işlem türüne ve teknik altyapıya göre;
- güvenli bağlantı yöntemleri,
- erişim kısıtlamaları,
- yetki kontrolleri,
- güvenlik odaklı altyapı servisleri,
- ödeme güvenliği çözümleri,
- teknik ve operasyonel koruma tedbirleri
uygulanabilmektedir.
11. İlgili Kişi Olarak Haklarınız
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, kişisel verilerinize ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- işleme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme,
- KVKK'da öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
12. Başvuru Usulü
KVKK kapsamındaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi, ilgili mevzuata uygun şekilde aşağıdaki iletişim kanalları üzerinden iletebilirsiniz:
E-posta: info@xnote.ai
KEP: kodioninovasyon@hs01.kep.tr
Adres: Sanayi Mah. Teknopark Blv. No:1/4C İç Kapı No: Z08 Pendik / İstanbul
Şirketimiz, talebinizi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç yasal süreler içinde sonuçlandıracaktır.